Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation. In der Restrukturierung erfüllt sie im Zusammenspiel mit dem Personalmanagement unterschiedliche Rollen und bedient verschiedene Ebenen. Wann und mit welchem Ziel sollte Human Resources die Kommunikation in das Projekt integrieren? Eine klare Rollen- und Aufgabenzuordnung sorgt für einen effizienten Prozess.
Kommunikation hinterfragt und „übersetzt“
Während sich in der ersten Phase das Personalmanagement vorrangig auf die Auswirkungen und Anforderungen geplanter Maßnahmen auf der Belegschaftsseite konzentriert, gilt es für die Kommunikation die Business Rationale vermittelbar zu machen und den unterschiedlichen Verständnisebenen anzupassen. Sie übernimmt die Rolle des kritischen Hinterfragers und Übersetzers. Ein gutes Zusammenspiel ist hilfreich und kann die Freigabe des Projektes durch das Top-Management unterstützen. Häufig erstellt Kommunikation die erforderlichen Präsentationen und Entscheidungsunterlagen. Notwendig ist dafür ein gutes Verständnis für unternehmerische und strategische Sachverhalte sowie Erfahrung mit den Anforderungen von Restrukturierungsprozessen.
Kommunikation unterstützt bei der Planung und Organisation
Zum zweiten muss das Projekt durchgeplant werden. In dieser Phase übernimmt die Kommunikation die Rolle des Planungs- und Organisationsassistenten. Während das Personalmanagement im Blick nach vorne Zeitplan und Schritte im Kernprozess definiert, blickt Kommunikation von dem Tag zurück, an dem das Projekt öffentlich werden soll. Zu diesem Zeitpunkt müssen alle Kommunikationsmaßnahmen greifen – von der Führungskräfteinformation bis zum Kundenbrief, von der Mitarbeiterversammlung bis zum Briefing öffentlicher Mandatsträger.
Kommunikation ist Factfinder, Dramaturg und Umsetzer
Die inhaltlichen Vorbereitungen laufen auf diesen Punkt zu. Es empfiehlt sich dafür ein zentrales Dokument zu erstellen, das als Basisdokument alle Aspekte der gesamten Maßnahme beinhaltet. Üblicherweise mündet dies zunächst in die initiale Präsentation für Wirtschaftsausschüsse und Betriebsräte. Bei dessen Erstellung übernimmt die Kommunikation die Rolle des Factfinders, Dramaturgen und Umsetzers. Es geht nicht nur darum, was dargestellt wird, sondern auch wie es dargestellt wird und in welchen Zusammenhang es gestellt wird.
Kommunikation nimmt andere Blickwinkel ein und kontrolliert
Beim richtigen Timing ist die Vorschrift des Betriebsverfassungsgesetzes zu beachten: Betriebsräte und Wirtschaftsausschüsse sind „rechtzeitig und umfassend vom Arbeitgeber zu unterrichten“. Was rechtzeitig heißt und wie die Einbindung stattfindet, ist auch eine Einschätzung, die das Personalmanagement gemeinsam mit der Unternehmensführung vornehmen muss. Sie hängt wesentlich ab vom Verhältnis zum Betriebsrat und Erfahrungswerten im Umgang mit ihm. Die Kommunikation leistet ihren Beitrag in der Rolle des Perspektivenwächters, indem sie auf die richtige Semantik achtet. Alle Darstellungen sind – soweit sie die Zukunft betreffen – Überlegungen, Analyseergebnisse und Planungen. Alle Maßnahmen, die Gegenstand der Verhandlungen mit dem Betriebsrat sind, bleiben bis zum Abschluss im Konjunktiv. Dennoch geht das Leben natürlich weiter. Viele Themen können und müssen auch in dieser Phase bereits bearbeitet werden. Die richtige Kommunikation entscheidet mit darüber, ob Aktivitäten als mitbestimmungsfreie Vorbereitungshandlungen oder als vorweggenommene Umsetzungsmaßnahmen gewertet werden. Letzteres gilt es zu vermeiden.
Kommunikation fühlt in die Organisation hinein, begleitet und unterstützt
In der Informations- und Verhandlungsphase, in der das Personalmanagement häufig stark beansprucht ist übernimmt die Kommunikation die Rolle des sensiblen Begleiters und Unterstützers. Sie achtet darauf, dass auch in dieser Zeit die Mitarbeiter nicht alleine gelassen werden und regelmäßige Rückmeldungen erhalten. Weil Kommunikation nicht nur inhaltliche Vermittlung sondern auch Zeichen ist, kommt es dabei auf die Verkündung großer Projektfortschritte nicht an. Kommunikation registriert aber auch, wenn Mitteilungen des Betriebsrats Erwiderungen erfordern, oder in der Betriebsöffentlichkeit vorsorglich Positionen bezogen werden müssen. Kommunikation ist in dieser Phase anlassbezogen und ein flexibles Instrument in der Hand der Verhandlungsführer. Eine schnelle Umsetzung und Abstimmung ist dabei erfolgskritisch.
